Den eigenen Follow-Up-Prozess optimieren

Heute will ich euch mal zeigen wie ich meinen Follow-Up-Prozess – oder deutsch das Nachfassen bei Kunden und Geschäftspartnern organisiert habe.

Damit ist die Situation gemeint, wenn man von irgendwas erfährt, zum Beispiel "In zwei Wochen muss ich bei Herrn Müller anrufen, da ist er aus dem Urlaub zurück, und ihn nach den Ergebnissen des A/B-Tests fragen" oder "Herr Peter ist heute und morgen nicht im Büro. Ich kann ihn also frühestens am Freitag ans Telefon kriegen". Natürlich wollte ich das eigentlich JETZT erledigen, aber wenn's nicht früher geht, dann mache ich es halt sobald es wieder geht. 

Ich hatte ja neulich schon einmal einen kurzen Screencast hier eingestellt. Das Thema des Screencasts war 'Wie erstelle ich einen Screencast'.

Inception lässt grüßen 🙂

 

Das heutige Thema

Nachdem wir ja jetzt alle wissen, wie wir unseren Bildschirm aufnehmen können, nutzen wir unsere neu gewonnen Super-Fähigkeiten dazu, um etwas wirklich Nützliches zu erklären. 

Im Alltag ist es ja doch öfter mal so, dass ein Kunde eine E-Mail schreibt und man nicht sofort etwas unternehmen kann. Vielleicht ist der Kunde erstmal 2 Wochen im Urlaub oder man liest die E-Mail spät abends und will am nächsten Tag anrufen. 

Genau für solche Fälle gibt es eine ziemlich coole Lösung: FollowUp.cc

Aber seht selbst: 

 

Transkription

Hallo und Herzlich Willkommen, mein Name ist Christoph Engelhardt von IT-Engelhardt.de. Ihr kennt wahrscheinlich das Gefühl, das ihr einen Haufen E-Mails rein bekommt und viele davon eigentlich nicht sofort zu bearbeiten sind, sondern erst in ner Woche einer Aktion meinerseits bedürfen. Oder zwei Wochen. Oder drei Tagen. Oder weiß der Geier wann. 

Das ist ja immer so ein bisschen ein lästiges Problem. Ich will euch einfach kurz zeigen, wie ich das heute… oder wie ich das üblicherweise löse. Und zwar nutze ich dazu einen ziemlich coolen Service, der nennt sich FollowUp.cc. Im Prinzip kann ich denen eine E-Mail schicken – an eine bestimmte Adresse – und die melden sich dann wieder. Also wenn ich denen zum Beispiel an ihre E-Mailadresse 12Stunden.. 12hours@followup.cc eine E-Mail schicke, dann bekomme ich 12 Stunden später wieder eine E-Mail von denen. 

Der Dienst ist ziemlich genial, meiner Ansicht nach und hier seht ihr mal die Preise oder die verschiedenen Tarife. Das Coole ist ihr könnt es kostenlos ausprobieren. Das heißt in dieser Free-Version kostet es halt einfach mal nichts. Dafür habt ihr halt nur 20 Erinnerungen pro Monat. Ich benutze es jetzt seit 2 Monaten und werde wohl demnächst auf die kostenpflichtige Plus-Variante umsteigen. 

Das ist der Einstellungsdialog, wenn ihr das Ding – also wenn ihr angemeldet habt und in diesem Einstellungsdialog drin seid, dann ist es erstmal wichtig, dass ihr oben eure ganzen E-Mailadressen hinzufügt. Dann könnt ihr – was auch noch wichtig ist – hier eure Zeitzone und wann euer Tag beginnt einstellen. Ich hab jetzt mal bei mir sieben Uhr morgens eingegeben. Das passt mir halt ganz gut. Das muss jeder selbst wissen. Und jetzt zeige ich euch einfach mal wie das geht.

Und zwar habe ich hier zwo E-Mails bekommen. Ah… Die Erste.. kurz durchlesen… ahem.. morgen 10 Uhr ne TelKo. Schreibe ich dem Mann doch mal zurück. Ja, der Termin steht natürlich noch [Klappern der Tastatur]. Viele Grüße Christoph. 

Und jetzt schreibe ich eine E-Mail. Weil ich dazu neige gelegentlich was zu vergessen, nutze ich jetzt Follow-Up. Und zwar möchte ich um 9 Uhr 45 morgens daran erinnert werden. Also schicke ich eine E-Mail an 945am@followup.cc und damit ihr auch seht wie das Ding funktioniert schicke ich auch noch eine an 1minute@followup.cc. Da kommt ne E-mail, die ist für's andere Konto, die können wir mal getrost ignorieren. 

Und ich schaue mir währenddessen die andere E-Mail an. ahem.. aha… hehe… Da fällt mir gerade auf "Stress" schreibt man mittlerweile wohl auch mit zwei 's' (nicht mit 'ß'). Ja… in zwei Wochen will er sich melden. Sehr schön. Alles klar, machen wir so. Viele Grüße Christoph. Und auch ihm schreibe ich ne E-Mail, aber… in zwei Wochen… er will sich bei mir melden… Da bin ich mir nicht so sicher, ob er das hinkriegt und ob er das nicht vergisst, weil er ja genug andere Sachen zu tun hat. Also schicke ich mir.. schicke ich wieder eine E-mail an 2weeks@followup.cc, so dass ich einfach in zwei Wochen daran erinnert werde. Jetzt sende ich die…

[Zeitsprung auf Grund eines Fehlers mit Screencast – Mikrofon hat ausgesetzt]

Aber mittlerweile ist die Bestätigung von Follow-Up (followup.cc) jetzt angekommen… oder meine Erinnerung wieder angekommen, die ich für eine Minute eingestellt hab. Und dann kommt die hier so und ich habe jetzt hier nochmal die Möglichkeit diese Erinnerung nochmal schlafen zu legen (über Links in der Follow-Up-E-Mail). Für naja ihr seht's ja selbst: 30 Minuten, verschiedene Stunden, Tage, Wochen oder auch für ganze Monate, 

Und so organisiere ich im Moment meine Follow-Up. Ich bin hoch zufrieden damit. Das ist sehr einfach und wenn man daraüber nachdenkt, die meisten Termine, die so angefragt und rein kommen, die meisten Follow-Ups, passieren irgendwie in der eigenen Inbox… im eigenen Postfach.

Ich hoffe das hat euch weitergeholfen. Ich freue mich darauf euch das nächste Mal etwas beibringen zu können und bis dann. Euer Christoph von IT-Engelhardt.de

-Christoph